Cahier des charges refonte site internet : modèle et étapes

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Cahier des charges refonte site internet : comment le rédiger ?

Cahier des charges refonte site internet : comment le rédiger ?

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Introduction

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Une refonte de site internet ne consiste pas uniquement à modifier son apparence. Elle peut concerner l’arborescence, les contenus, le référencement naturel, les fonctionnalités, les technologies utilisées ainsi que l’expérience utilisateur.

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Le cahier des charges refonte site internet permet de cadrer précisément ces changements et de servir de document de référence entre l’entreprise, les équipes internes et le prestataire web.

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L’introduction pourra rapidement présenter les principaux éléments à cadrer :

les objectifs de la refonte ;
le périmètre du projet ;
les fonctionnalités attendues ;
le budget disponible ;
le planning de réalisation.

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Pourquoi rédiger un cahier des charges refonte site internet ?

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Le cahier des charges constitue la véritable feuille de route du projet de refonte de site web. Il permet de formaliser les besoins de l’entreprise et de donner aux différents intervenants une vision commune du projet.

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Cadrer les objectifs et le périmètre de la refonte

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La première étape consiste à expliquer pourquoi l’entreprise souhaite réaliser une refonte de son site internet.

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Les objectifs peuvent notamment être de :

générer davantage de leads ou de ventes ;
améliorer l’image de marque ;
développer la visibilité en ligne ;
améliorer l’expérience utilisateur ;
optimiser les taux de conversion ;
moderniser le design ;
répondre à de nouveaux besoins commerciaux ;
améliorer le référencement naturel SEO.

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Il est important de distinguer les objectifs prioritaires des objectifs secondaires afin d’aider le prestataire à prendre les bonnes décisions tout au long du projet.

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Faciliter les échanges avec l’agence ou le prestataire web

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Le cahier des charges du site internet doit servir de référence commune entre les différentes personnes participant à la refonte.

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Il peut notamment concerner les équipes :

marketing ;
communication ;
SEO ;
rédaction ;
UX/UI ;
développement web ;
direction.

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Le document réduit ainsi les incompréhensions et permet au prestataire web de mieux évaluer les ressources nécessaires.

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Maîtriser le budget, le planning et les livrables

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Un bon cahier des charges de refonte doit également présenter les principales contraintes du projet.

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Il faudra notamment préciser le budget prévisionnel, les échéances importantes, les différents jalons de validation, les responsabilités des intervenants ainsi que les livrables attendus.

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Que doit contenir un cahier des charges refonte site internet ?

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Cette partie doit constituer le cœur de l’article. Elle permet de détailler toutes les informations que l’entreprise doit transmettre avant de lancer son projet de refonte web.

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Présentation de l’entreprise et contexte du projet

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Le document doit commencer par une présentation synthétique de l’entreprise afin que le prestataire comprenne son environnement.

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Il faudra notamment présenter :

l’activité de l’entreprise ;
son positionnement ;
ses produits ou services ;
sa clientèle cible ;
son marché ;
ses principaux concurrents ;
le rôle actuel du site internet ;
les raisons qui motivent la refonte du site.

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Cette contextualisation permet notamment à l’agence de comprendre les enjeux commerciaux auxquels le futur site devra répondre.

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Réaliser un audit du site internet existant

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Avant de définir le futur site, il est nécessaire d'effectuer un audit du site existant.

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L’entreprise doit identifier les pages et fonctionnalités qu’elle souhaite conserver, modifier ou supprimer.

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L’analyse peut également porter sur :

les performances actuelles du site ;
les pages générant le plus de trafic ;
les taux de conversion ;
les contenus existants ;
les problèmes d’expérience utilisateur ;
les problèmes techniques ;
les performances en référencement naturel ;
les fonctionnalités devenues obsolètes.

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Pour chaque élément important du site, il peut être utile d'indiquer directement dans le cahier des charges s’il doit être conservé, retravaillé, fusionné ou supprimé, accompagné d’une courte justification.

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Définir les objectifs et indicateurs de performance

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Les objectifs doivent être suffisamment précis pour pouvoir mesurer les résultats après la mise en ligne.

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Le futur site peut par exemple chercher à améliorer :

la visibilité SEO ;
la génération de leads ;
les demandes de devis ;
les ventes en ligne ;
les inscriptions ;
l’engagement ;
les prises de rendez-vous ;
l’expérience utilisateur.

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Pour chaque objectif, il est pertinent de prévoir les KPI permettant de mesurer son évolution.

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Le cahier des charges pourra également préciser les besoins en tracking, analytics et plan de taggage.

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Cahier des charges refonte site internet : définir l’arborescence et les contenus

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La structure du site et les contenus doivent être réfléchis dès le début du projet afin d’éviter de reproduire automatiquement l’organisation de l’ancien site.

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Construire la future arborescence du site

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Le cahier des charges doit présenter la future arborescence du site internet.

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Il faudra notamment identifier :

les grandes rubriques ;
les sous-rubriques ;
les pages stratégiques ;
les pages commerciales ;
les pages SEO ;
les différents niveaux de navigation ;
les principaux parcours utilisateurs.

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Une étude des mots-clés SEO peut être réalisée en amont afin de construire une architecture cohérente avec les différentes intentions de recherche des internautes.

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Recenser les contenus à conserver, modifier ou créer

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La gestion des contenus du site doit également être anticipée.

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Le cahier des charges doit identifier les contenus concernés :

textes ;
images ;
vidéos ;
témoignages clients ;
études de cas ;
documents téléchargeables ;
fiches produits ;
fiches services ;
landing pages ;
articles de blog.

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Pour chaque contenu, il est utile de préciser s’il doit être conservé, optimisé, réécrit, supprimé ou entièrement créé.

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Il faudra également déterminer qui est chargé de la rédaction, de la validation et de l’intégration des contenus.

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Prévoir les besoins en copywriting et SEO

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La refonte constitue une bonne occasion de revoir la stratégie éditoriale et le référencement naturel du site.

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Le cahier des charges peut ainsi intégrer :

une étude de mots-clés ;
les principales intentions de recherche ;
l’optimisation des contenus existants ;
la création de nouvelles pages SEO ;
le maillage interne ;
les balises title ;
les méta-descriptions ;
la structure des titres Hn ;
l’optimisation sémantique.

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Comment intégrer le SEO dans un cahier des charges refonte site internet ?

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Le SEO doit être intégré dès les premières étapes du projet et non uniquement après la mise en ligne.

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Une mauvaise gestion de la migration peut entraîner une diminution de la visibilité organique du site.

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Réaliser un audit SEO avant la refonte

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Un audit SEO préalable permet d’identifier les éléments à préserver et les optimisations à réaliser.

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L’analyse peut notamment porter sur :

le SEO technique ;
les mots-clés positionnés ;
les pages générant du trafic organique ;
la qualité des contenus ;
le maillage interne ;
les backlinks ;
l’architecture du site ;
l’indexation.

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L’objectif est notamment d’éviter de supprimer ou de modifier sans précaution des pages disposant déjà d’une forte visibilité sur Google.

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Préserver les URL stratégiques et préparer le plan de redirection

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Lorsqu’une URL change pendant la refonte, une redirection 301 peut être nécessaire.

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Un plan de redirection doit donc être préparé avant la migration.

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Pour chaque ancienne URL supprimée ou modifiée, il faut définir la nouvelle URL de destination, préciser la redirection à appliquer et vérifier son bon fonctionnement après la mise en ligne.

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Cette étape permet notamment de limiter les erreurs 404, de préserver l’expérience des internautes et de réduire les risques de perte de trafic SEO.

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Encadrer les exigences SEO techniques

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Le cahier des charges doit également intégrer les principales contraintes de SEO technique.

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Il pourra notamment préciser les exigences concernant :

la vitesse de chargement ;
le responsive design ;
l’indexabilité des pages ;
la structure HTML ;
les balises SEO ;
le sitemap XML ;
le fichier robots.txt ;
les données structurées ;
le maillage interne ;
les performances mobiles.

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Cahier des charges refonte site internet : cadrer l’UX et le design

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La refonte graphique doit répondre à des objectifs fonctionnels et commerciaux, et pas uniquement esthétiques.

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Définir les parcours utilisateurs et les besoins UX

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Le cahier des charges UX doit préciser les principaux parcours que les visiteurs devront pouvoir effectuer facilement sur le site.

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Il faudra notamment réfléchir à :

la navigation ;
l’ergonomie ;
les parcours de conversion ;
les formulaires ;
les call-to-action ;
la recherche interne ;
la navigation mobile ;
la lisibilité des contenus.

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L’objectif est de construire une expérience utilisateur fluide permettant aux internautes d’accéder rapidement aux informations ou aux actions recherchées.

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Formaliser les attentes graphiques

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Le document doit également présenter les principales attentes concernant l’identité visuelle.

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Il peut notamment contenir des indications concernant :

la charte graphique ;
le logo ;
les typographies ;
les éléments graphiques ;
l’iconographie ;
les photographies ;
les inspirations graphiques ;
les wireframes ;
les maquettes ;
le design system.

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Des exemples de sites appréciés peuvent être fournis pour aider l’agence à comprendre l’univers recherché.

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Quelles fonctionnalités préciser dans un cahier des charges refonte site internet ?

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Les fonctionnalités du site doivent être détaillées suffisamment tôt afin que le prestataire puisse estimer correctement la complexité technique du projet.

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Lister les fonctionnalités indispensables

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Selon le projet, le nouveau site peut intégrer :

un formulaire de contact ;
une prise de rendez-vous ;
un moteur de recherche ;
un blog ;
un espace client ;
un site e-commerce ;
un système de paiement ;
une newsletter ;
un site multilingue ;
un espace de téléchargement ;
un système d’authentification ;
des filtres de recherche ;
un catalogue de produits ou services.
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Il est intéressant de différencier les fonctionnalités indispensables des fonctionnalités optionnelles.

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Identifier les outils et services à connecter au site

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Le cahier des charges technique doit également préciser les outils externes auxquels le site doit être connecté.

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Cela peut concerner :

un CRM ;
un ERP ;
une solution d’emailing ;
un outil de marketing automation ;
une plateforme de paiement ;
un logiciel de réservation ;
des outils Analytics ;
des solutions de gestion commerciale.

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Ces informations sont importantes car certaines intégrations techniques peuvent fortement influencer le budget et le planning.

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Cahier des charges refonte site internet : détailler les contraintes techniques

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Le projet doit également présenter les principales contraintes techniques que devra respecter le futur site.

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CMS, hébergement et infrastructure

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Le document peut préciser les attentes ou contraintes concernant :

le CMS ;
l’hébergement ;
le nom de domaine ;
les technologies déjà utilisées ;
l’environnement de préproduction ;
les sauvegardes ;
la maintenance ;
les accès administrateurs.

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Lorsque le choix du CMS n’est pas encore arrêté, le prestataire peut également être invité à proposer la solution la plus adaptée au projet.

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Performance, sécurité, RGPD et accessibilité

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Le futur site devra également respecter plusieurs exigences transversales.

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Il faut notamment anticiper :

les performances web ;
la vitesse de chargement ;
le responsive design ;
la sécurité ;
les sauvegardes ;
la conformité RGPD ;
la gestion des cookies ;
l’accessibilité numérique ;
la maintenance technique.

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Ces exigences doivent être précisées dans le cahier des charges afin d’être prises en compte dès la conception.

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Comment organiser le planning d’un cahier des charges refonte site internet ?

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Le planning de refonte permet d’anticiper les différentes étapes du projet et les validations nécessaires.

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Définir les différentes étapes du projet

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Un projet de refonte de site internet peut notamment suivre les étapes suivantes :

audit de l’existant ;
cadrage du projet ;
définition de l’arborescence ;
réalisation des wireframes ;
conception des maquettes ;
création et optimisation des contenus ;
développement ;
intégration ;
recette du site ;
migration ;
mise en ligne ;
suivi post-lancement.

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Le cahier des charges peut préciser les dates cibles ou les délais attendus pour chaque grande phase.

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Déterminer les responsabilités et validations

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Pour chaque étape importante, il faudra déterminer :

le responsable ;
les contributeurs ;
la personne chargée de la validation ;
le livrable attendu ;
la date cible ;
les éventuelles dépendances avec d’autres tâches.

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Cette organisation permet notamment d’éviter les blocages liés aux validations internes.

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Quel budget indiquer dans un cahier des charges refonte site internet ?

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La présence d’un budget de refonte permet au prestataire de proposer une solution réaliste par rapport aux moyens disponibles.

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Il n’est pas nécessairement obligatoire d'indiquer un montant extrêmement précis. Une enveloppe budgétaire ou une fourchette peut déjà permettre de mieux dimensionner la réponse.

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Le budget doit prendre en compte plusieurs postes potentiels :

l’audit du site ;
la stratégie ;
l’UX/UI ;
le webdesign ;
le développement ;
la création des contenus ;
la migration des contenus ;
le SEO ;
le tracking ;
l’hébergement ;
la maintenance ;
l’accompagnement après la mise en ligne.

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Il est préférable d’éviter de donner dans l’article des montants génériques qui pourraient être trompeurs, le coût d’une refonte de site internet dépendant fortement du périmètre et de la complexité du projet.

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Modèle de cahier des charges refonte site internet : la checklist

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Cette section peut proposer au lecteur une checklist de cahier des charges immédiatement réutilisable.

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Avant d’envoyer son document à un prestataire, il pourra vérifier qu’il contient bien :

la présentation de l’entreprise ;
le contexte de la refonte ;
l’audit de l’existant ;
les objectifs ;
les cibles ;
les KPI ;
la future arborescence du site ;
les contenus ;
la stratégie SEO ;
le plan de redirection ;
les attentes UX/UI ;
la charte graphique ;
les fonctionnalités ;
le CMS ;
les intégrations ;
les contraintes techniques ;
le tracking ;
les exigences RGPD ;
la sécurité ;
les livrables ;
le planning ;
les responsabilités ;
le budget ;
la recette ;
la migration ;
la mise en ligne ;
la maintenance ;
le suivi post-lancement.

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Quelles erreurs éviter dans un cahier des charges refonte site internet ?

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Cette section pourra prendre la forme d’une liste détaillée des principales erreurs rencontrées lors d’une refonte de site web.

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Il faudra notamment éviter de :

commencer directement par le webdesign sans effectuer d’audit ;
définir des objectifs trop vagues ;
reproduire automatiquement l’ancienne arborescence ;
oublier d’anticiper la création des contenus ;
traiter le SEO seulement après la mise en ligne ;
oublier le plan de redirection 301 ;
supprimer des pages SEO performantes sans analyse ;
ne pas définir les responsabilités ;
oublier la phase de recette ;
sous-estimer la migration ;
ne pas prévoir le tracking ;
ne pas cadrer le budget ;
ne pas définir de planning précis.

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FAQ sur le cahier des charges refonte site internet

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Qui doit rédiger le cahier des charges d’une refonte de site ?

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Le cahier des charges doit idéalement être piloté par l’entreprise à l’origine du projet.

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Sa rédaction peut néanmoins impliquer plusieurs services : marketing, communication, commercial, informatique, SEO ou direction.

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Une agence web ou un consultant externe peut également accompagner l’entreprise dans sa formalisation.

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Quelle longueur prévoir pour un cahier des charges ?

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Il n’existe pas de longueur universelle pour un cahier des charges de site internet.

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Le document doit surtout être suffisamment précis pour présenter les objectifs, les contraintes et le périmètre du projet sans ajouter des informations inutiles.

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La complexité du document dépend donc directement de celle du projet de refonte.

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Faut-il faire un audit avant de rédiger le cahier des charges ?

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Oui. L’audit du site existant permet de déterminer ce qui fonctionne déjà, ce qui doit être amélioré et les éléments qu’il faut absolument préserver.

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Il peut porter sur l’UX, le design, les contenus, les performances techniques, les conversions et le référencement naturel.

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Pourquoi prévoir un plan de redirection lors d’une refonte ?

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Le plan de redirection permet d’indiquer vers quelles nouvelles pages doivent renvoyer les anciennes URL lorsque l’architecture du site évolue.

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Les redirections 301 permettent notamment de limiter les erreurs 404 et de préserver autant que possible la visibilité SEO acquise par les anciennes pages.